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Email, non facciamoci del male

Girando per blog e newsletter ho notato un post di Seth Godin, disarmante per la sua semplicità. L’argomento è dei più banali, e riguarda una presenza quotidiana, un’amica-nemica di cui non possiamo più fare a meno, un oggetto il cui uso è diventato schiacciante e inconsapevole bisogno, come il respiro: l’email.

Per quel che mi riguarda, i 14 mesi trascorsi in azienda hanno generato migliaia di email nella “Posta in arrivo”, la maggior parte delle quali scritte in modo alquanto discutibile: dal tono agli errori di battitura – e fin qui vabbè, capita a tutti -, dalle intestazioni inesistenti a quelle fiorite e farcite – ma come si fa a cominciare con un “gent.mo egregio collega”?-, dalla sintassi più improbabile alla totale incomprensione linguistica – a cosa serve una mail di 5 righe se poi devo perdere 10 minuti per tentare di capirci qualcosa??

Seth Godin ha pubblicato una Email checklist in 36 punti. Segnalata dal blog di Luisa Carrada e tradotta in italiano da Gabriele Balducci, voglio unirmi a questo passaparola e riprendere qui i 5 punti che mi sembrano più interessanti:

13. Sono arrabbiato mentre scrivo?

Se è così, salvo la mail nelle bozze e la riprendo dopo un’ora. Indicazione da seguire soprattutto nel caso in cui la rabbia e la tensione nascano da una mail alla quale dobbiamo rispondere. Soprattutto se, mentre scriviamo l’email di risposta, il sotto-pensiero è “adesso gliela faccio vedere io”.

14. Potrei risolvere tutto in maniera migliore con una telefonata?

Si eviterebbe così la creazione di catene interminabili di email e fraintendimenti. Nota bene: in azienda spesso e purtroppo si crea un meccanismo perverso del tipo “verba volant, scripta manent. Scrivo tutto e lo dico a tutti, mettendo in cc pure l’amministratore delegato, il direttore generale e la segretaria. Tiè“.

15. Ho messo il capo in copia carbone nascosta?

Se è così, che succederà se gli altri riceventi lo scopriranno? A me è successo, e credetemi: è stato un disastro. La mia collega non mi ha rivolto la parola per mesi.

21. Posso accorciare questa mail?

La disponibilità del ricevente a leggere la tua email è direttamente proporzionale al numero di righe che compaiono nell’anteprima. Se sono tante, avrai già irritato il lettore. Se sono troppe, la conseguenza più drammatica è che la tua email non verrà letta. L’esatto contrario di quello che avresti voluto.

36. Se dovessi spendere 42 centesimi per mandare questa mail, lo farei?

Se non sei pronto a farlo, vuol dire che la tua mail è inutile, fa perdere tempo a te e a chi la riceve. Quindi: o quella persona non ti interessa (ma allora, perché dovresti mandarle una mail?) oppure, se ti interessa, prova a chiederti: che cosa penserà di me?

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