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Google Docs: per molti, ma non per tutti

Oggi vi racconto il caso di un non-successo in cui sono incappato circa un anno fa. Nulla di compromesso nel progetto; ma ciò che avrei potuto ottenere in poco tempo mi è costato un certo impegno nelle settimane successive.

Dovendo produrre documentazione di descrizione di alcuni processi organizzativi e avendo l’obiettivo di fare ciò con la partecipazione delle persone direttamente coinvolte nei processi, ho pensato di attivare un’area su Google Docs.

Google Docs: sembra facile…

In fondo poche cose sono così semplici: account, condivisione, documento. Basta collegarsi, aprire il documento su cui si intende lavorare, scrivere e salvare, e la nuova versione del documento è immediatamente disponibile agli altri collaboratori.

E invece no! Dopo due settimane, un paio di documenti hanno iniziato a circolare via mail e le persone si rimpallavano l’onere di “caricarli su Google Docs”. A quel punto ho chiuso tutto e ho proseguito mestamente con la mail…

Lessons learned

Cosa trattenere?

  • Primo: non è scontato che le persone coinvolte “intendano” lavorare sul documento o “abbiano il tempo” per farlo, o ancora che “vi siano le condizioni organizzative” per farlo.
  • Secondo: prima di cambiare il modo di lavorare, devi spiegare che lo farai, quali sono le opportunità e quali i rischi.
  • Terzo: non basta il tuo commitment verso le persone, occorre quello del loro capo e del capo del loro capo, ed è meglio se anche loro sono chiamati a dare un contributo su quello stesso ambiente. Ma ancora, in questo caso, attenzione alle “condizioni” al contorno.
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