Project Management: quale software usi?

di Roberto Cobianchi

Può apparire una domanda banale, in fondo c’è Microsoft Project (MS Project) e tanto basta: task, diagramma di Gantt e di Pert, gestione risorse e consuntivazione, dipendenze tra attività, gestione dei ritardi. Stampi a colori su fogli A3, e fai un figurone! “Lui sì che ci sa fare, possiamo fidarci”.

E invece no. La gestione del progetto è altro. Senza entrare nella corrida delle definizioni, la gestione del progetto per me è la gestione delle persone orientata al raggiungimento di obiettivi. E in questo senso Project mi sta stretto perché è un gestore di task. Vediamo allora quali altri strumenti sono disponibili in rete, tra gratuiti e a pagamento, open source e proprietari che possono essere di aiuto al “bravo capo progetto”.

Innanzitutto va chiarito che non esiste lo strumento migliore in assoluto, perché i fattori che incidono nella scelta sono molteplici: la composizione del gruppo di lavoro, la modalità di gestione del team desiderata, le esigenze cui lo strumento deve dare risposta, la necessità di condividere informazioni oltre la pianificazione delle attività.

Per anni ho usato MS Project, e quando mi sono messo alla ricerca di strumenti open source nello stesso ambito funzionale mi sono imbattuto in un mondo molto vario. Queste sono alcune recenti scoperte:

• dotProject – open source, gratuito. Prodotto stabile, buon reporting e buoni strumenti di graficazione; approccio classico alla gestione di task, tempi, costi e percentuali di avanzamento ma con in più la possibilità di essere usato in maniera collaborativa
• XPlanner – open source, gratuito. Applicazione web-based specifica per progetti sviluppati con la metodologia Agile (non è il mio campo)
• Rally - in modalità SaaS (software as a service), a pagamento. Specifico per progetti sviluppati con la metodologia Agile (come sopra)
• BaseCamp – in modalità SaaS, proprietario, a pagamento. Oltre alla sottoscrizione gratuita, ce ne sono altre con un ottimo rapporto qualità/prezzo; molto orientato alla collaborazione e alla condivisione di informazioni, più che alla pianificazione dei task e al controllo dell’avanzamento
• OpenWorkbench – open source, gratuito. Applicazione desktop con strumenti molto simili a MS Poject; approccio classico
• Smartsheet – in modalità SaaS, proprietario, a pagamento. Molto ricco di funzionalità e orientato a favorire la collaborazione; ha un approccio innovativo basato sulla condivisione di fogli (sheets) che riepilogano lo stato delle attività
• Ganttproject – open source, gratuito. Direi approccio classico ma “…project management as free as bee(r)”
• Sosius – in modalità SaaS, proprietario, a pagamento. Non un vero e proprio project management, ma un’applicazione SaaS di corporate intranet che comprende interessanti funzioni per il project management.

Come ho già scritto su Intranetlife, da qualche tempo in Mimulus gestiamo i progetti con una versione a pagamento di Basecamp, cui ho aggiunto le funzioni Files e Chat. Abituato a  MS Project, il passaggio non è stato semplice: la mancanza del Gantt mi dava la sensazione di non avere il controllo del progetto. Ora però ho scoperto che per alcune tipologie di progetto posso farne a meno e che il vero controllo ce l’ho quando le persone del team condividono in maniera aperta avanzamenti, informazioni, ostacoli, soluzioni. Ancora una volta, ciò che conta non è la tecnologia adottata ma la persona che ne fa uso.

Il vantaggio di avere un unico luogo in cui tutti possano aggiornare e tenersi aggiornati sugli sviluppi ha un valore che supera di gran lunga il costo dell’abbonamento mensile, anche se può capitare a volte che lo sforzo profuso non viene ripagato secondo le attese: non sempre le persone accettano di buon grado di cambiare le proprie abitudini.

Qual è la tua esperienza di utilizzo di software per Project Management?

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4 commenti

Fabio, 2 marzo 2009

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Hai provato egroupware?
http://www.egroupware.org
è un gioiellino che ti consente di gestire tutto il ciclo di vita, da prima che parta il progetto, fino alla manutenzione evolutiva. Provalo e poi dimmi cosa ne pensi!
Ciao!
F.

Roberto Cobianchi, 2 marzo 2009

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Ciao Fabio, com’è? Sì, lo guardai tempo addietro. Alla prima occasione lo provo! A presto.

Rosario Rizzo, 19 giugno 2010

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Ne ho provati ed usati tanti, del resto le soluzioni software sono parte delle mie attività di formazione e consulenza.
Senza scomodare soluzioni enterprise, consiglio di dare un’occhiata ad Intervals (http://www.myintervals.com/) e a Teambox (www.teambox.com).
Soprattutto quest’ultimo è molto semplice da utilizzare e pone l’accento sulle comunicazioni di progetto, allineando tutto il team di progetto agli obiettivi da raggiungere, integrando all’interno anche un microblogger stile Twitter.

Roberto Cobianchi, 27 giugno 2010

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Grazie Rosario per le indicazioni. Non li conosco, d’altronde possiamo dire che quasi ogni giorno esce uno strumento nuovo!
In questi ultimi mesi, sarà per il tipo di progetti che mi trovo a seguire, sono attirato dagli strumenti che consentono un allineamento semplice tra i membri del gruppo: sempre di più infatti la pianificazione è orientata a definire attività nel breve periodo. Serve quindi poter comunicare rapidamente e comprendere lo stato delle attività con un rapido sguardo.
Mi sembra che questo corrisponda alle caratteristiche di Teambox, da quello che scrivi.
Roberto

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