Intranet Mantra: connetti, comunica, collabora

di Roberto Cobianchi

Se c’è un fatto positivo nella situazione economica che stiamo attraversando è la sfida che essa pone a tutto quello che viene considerato come “già noto”: le difficoltà, infatti, costringono ad essere più critici anche verso ciò che è dato come acquisito e consolidato, anche in negativo.

In particolare per l’intranet, è il momento giusto in cui chiedersi: come può essere utile adesso? Perché non ci sono i documenti importanti? Perché siamo rimasti fermi al box con le previsioni del tempo? Come siamo arrivati a questo punto?

Ci sono allora due possibili alternative: la prima è tagliare il budget riservato alla gestione dell’intranet, affermando che il suo stato attuale dimostra che non serve; la seconda è far mente locale sul motivo per cui occorre invece investire di più, e sulle ragioni da raccontare a chi decide la destinazione dei budget. Riguardo alla prima alternativa, bisogna riconoscere che se nell’home page c’è ancora il box con le previsioni del tempo forse il budget era già troppo basso!

La seconda alternativa invece ripropone la domanda di fondo: perché serve l’intranet? La risposta risiede in tre parole: Connetti, Comunica, Collabora.

Connetti

Spesso è difficile trovare la persona giusta al momento giusto, anche tra colleghi. Una buona intranet dovrebbe aiutare fornendo l’informazione su dove trovare la persona che serve per uno specifico problema oppure, se ci sono, dove sono persone con competenze simili. Se in più offre qualche dato aggiuntivo – area di appartenenza, esperienze precedenti, qualifica, persone con cui lavora, foto – allora sarà sicuramente più facile avviare la comunicazione.

Comunica

Anche se appare macchinoso allestire una video conferenza o una sessione di chat con più partecipanti nella quale si debbano condividere documenti o addirittura applicazioni, tuttavia la possibilità di appoggiarsi all’intranet (sia come accesso alle funzionalità che come condivisione dei materiali) deve poter diventare un fatto normale nella vita lavorativa di ciascuno. In aggiunta archiviare le sessioni di chat per riprendere a distanza di tempo le considerazioni fatte è un passo importante per consolidare un metodo e iniziare la collaborazione in modo efficace.

Collabora

Una volta ottenuto il risultato di semplificare le connessioni interne e di risolvere le necessità di comunicazione nei team, occorre muoversi verso il passo successivo. Ci sono molti strumenti di collaborazione semplici e spesso gratuiti, su internet. Averli a disposizione sulla intranet, nello stesso spazio funzionale integrato con le informazioni aziendali, con i documenti necessari al lavoro di tutti i giorni, con l’accesso alle applicazioni e ai dati gestionali è una condizione essenziale per ottenere il massimo beneficio.

Connetti, Comunica, Collabora: è la risposta più concreta alla domanda “Perché serve l’intranet?”. E’ una formula da ripetere di continuo ed è semplice quanto basta per spiegare ai manager le opportunità a portata di mano, anche con investimenti contenuti – purché indirizzati verso una strategia vincente.

Pubblicato su Casaleggio Associati il 23 marzo 2009

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