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N-Square, l’intranet per la gestione organizzativa

“I think that without the intranet, it would be almost impossibile to run the organization”. E’ quanto afferma Simon Sproule, già Corporate VP, Global Communications, in Nissan, e ora nello stesso ruolo in Microsoft.

In tempi di forte difficoltà economica, le intranet sembrano godere di nuova attenzione da parte delle imprese come driver di efficienza, produttività e “collante” culturale e organizzativo.

I servizi online, l’accesso alle applicazioni e alle informazioni modificano alla radice il dove, il come e la “facilità” con cui viene svolto il lavoro. Ad esempio, il modo in cui viene realizzato un servizio online o in cui viene tradotto il flusso operativo di un processo aziendale in una successione di microattività online demandate ai diversi ruoli nell’azienda, è in grado di modificare in brevissimo tempo il procedimento con cui si svolge una determinata attività, i ruoli coinvolti, le responsabilità in atto, i punti di controllo o di approvazione.

E’ come se da un’unica consolle di supervisione si potessero cambiare in poco tempo i meccanismi che regolano i flussi operativi di tutte le persone in azienda.

Certo, in una piccola impresa tutto questo può sembrare superfluo: poche persone, tutte o quasi si conoscono di persona, tutte o quasi conoscono di persona il capo azienda, il quale può permettersi di comunicare le nuove direttive relative a un qualunque processo di business in una riunione a cui partecipano al massimo 8-10 persone.

Ma quando le dimensioni dell’azienda aumentano tutto ciò non è più possibile, e soprattutto, dopo la comunicazione di cambiamenti organizzativi e di conseguenti modifiche procedurali, può essere difficile applicare con determinazione i cambiamenti definiti e controllarne l’attuazione.

Spesso, dopo aver modificato il flusso di autorizzazione per gli acquisti o per l’emissione di offerte ai clienti e i relativi moduli cartacei, per un certo periodo tutto continua come prima oppure, dopo un iniziale adeguamento alle nuove direttive, lentamente il modus operandi deriva verso le abitudini consolidate. Quante volte hai sentito il capo o il responsabile amministrativo chiedersi: “Ma non avevamo detto di fare….?”.

Ecco, l’intranet arriva a questo livello:

la gestione dell’organizzazione con l’aiuto di strumenti informatici che traducono le regole di gestione operativa in microattività online demandate alle persone.

E questo, che cosa ha in più rispetto alle tradizionali applicazioni gestionali? Molto, moltissimo; perché stiamo parlando di portare le microattività verso le persone, sulla loro scrivania virtuale, nella quale sanno come muoversi, ne conoscono “il linguaggio visivo”; in un certo senso “sanno dove sono le cose”. Il contrario di questo è portare le persone nei sistemi gestionali: ogni sistema vuol dire un linguaggio nuovo da imparare, fatto di navigazione, struttura del menu, visual, terminologia…

In Nissan, l’intranet è come un hub che garantisce ai dipendenti l’accesso alle informazioni e gli strumenti necessari per lavorare, dai workflow dei processi operativi alla gestione dei progetti sino ai meeting virtuali. N-Square, così si chiama l’intranet, contiene le modalità di lavoro di Nissan, rompe la struttura gerarchica, le barriere geografiche e quelle culturali. Le interazioni che accadono tra le persone in N-Square, grazie anche all’utilizzo di funzioni social molto simili a quelle sperimentate ogni giorno sul web, fa di questa intranet lo strumento privilegiato per la gestione e il rafforzamento dell’organizzazione.

Soprattutto in tempi turbolenti come quello che stiamo attraversando, la possibilità di definire cambiamenti all’organizzazione e al modo in cui si svolgono le operazioni, poterle metterle in atto rapidamente e sfruttare l’opportunità di mantenere un legame diretto senza mediazioni con tutte le persone per spiegare i cambiamenti e motivare all’azione, è una leva strategica irrinunciabile.

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