Intranet redesign: mini-sondaggio

di Roberto Cobianchi

Vorrei avere la tua opinione riguardo l’importanza che attribuisci ad alcuni elementi che potrebbero essere determinanti per il successo di una intranet.

Faccio una breve introduzione, prendendo spunto da un progetto che sto seguendo da qualche settimana. Nel corso di alcune interviste finalizzate alla riprogettazione strutturale di una intranet, sono emerse situazioni non molto dissimili da quelle presenti in tutte le organizzazioni.

Ne cito alcune:

1. le aree organizzative non condividono le informazioni
2. le persone non sanno di cosa si occupano i colleghi delle altre aree, e molto spesso neanche dei colleghi della loro stessa area
3. la comunicazione interna è soprattutto di tipo organizzativo
4. le informazioni pubblicate sulla intranet sono in prevalenza legate all’area del personale
5. le persone esprimono l’esigenza di una maggiore condivisione di informazioni all’interno della stessa area e tra aree diverse
6. c’è una diffusa esigenza di strumenti semplici che possano facilitare la collaborazione.

In poche parole, gli strumenti disponibili e le modalità gestionali in atto non sostengono le esigenze operative delle persone di ottenere informazioni, collaborazione e trasparenza.

Di fronte a ciò occorre agire sia sul piano tecnico, con soluzioni tecnologiche innovative, sia sul piano della comunicazione, stimolando nuovi modi di “fare” nel contesto operativo, sia sul piano dei contenuti, ampliandone il più possibile la tipologia e soprattutto l’interesse per le persone.

Ma veniamo al mini-sondaggio. Qui sotto ho elencato 10 possibili azioni volte a colpire le criticità che ho espresso sopra e a soddisfare le esigenze espresse durante le interviste. Le ho elencate in ordine sparso e ti chiedo qual è secondo te l’ordine giusto, dalla più importante alla meno importante. Le azioni sono:

1. introdurre strumenti per la collaborazione tra gruppi di persone (es. wiki)
2. introdurre strumenti di comunicazione immediata tra le persone (es. chat / IM)
3. sostenere la nuova intranet con azioni di comunicazione interna sistematiche, ad esempio aiutandosi con un blog interno
4. ampliare la descrizione dei profili personali e renderli ricercabili con un motore di ricerca apposito
5. estendere il team di redazione a tutte le  aree dell’organizzazione e sviluppare un piano editoriale per la pubblicazione di notizie provenienti da tutte le aree
6. diffondere strumenti (e cultura) di microsharing (o microblogging)
7. sviluppare / ampliare il numero dei servizi on-line
8. predisporre rubriche informative specifiche per ciascuna area dell’organizzazione
9. notificare gli aggiornamenti intranet con una “newsletter” inviata d’ufficio a tutti gli utenti
10. notificare gli aggiornamenti mediante RSS, eventualmente personalizzabili.

Si potrebbero aggiungere tante altre azioni, ma mi fermo qui.

Come si fa a partecipare al sondaggio: basta lasciare un commento a questo post in cui l’ordine dei numeri rispecchia l’importanza che associ alle diverse azioni. Ad esempio, la stringa 9, 3, 4,1,10, 7, 8, 6, 5, 2 indica che l’azione più importante è la n. 9 e la meno importante è la n. 2 (d’accordo, la prossima volta installo un plug-in per il sondaggio…).

Grazie in anticipo per il tuo contributo!

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4 commenti

giampaolo montaletti, 15 giugno 2009

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5, 6, 1, 3 , 10 , 2 …
…ma se nessuno li ascolta, perche’ dovrebbero parlare? ciao.

Roberto Cobianchi, 15 giugno 2009

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Hai ragione, ne manca uno:
11. fare in modo che qualcuno ascolti le persone che iniziano a “conversare” (anche quando quello che dicono non è gradito – aggiungo io)

Francesco Malucelli, 16 giugno 2009

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3,5,4,9,8,6,7,2,1,10
Se intranet diventasse uno strumento di lavoro e non solo una bacheca avvisi sarebbe carino.
Ciao
Malik

Alessandro Rizzoli, 19 giugno 2009

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4,8,2,1,7,3,5…
Ovviamente da ritarare in base al contesto aziendale in cui la intranet si pone.
Ciao,
Alessandro

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