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Intranet: la strategia non è fatta di sensazioni

Come ogni attività, anche una intranet senza strategia è destinata a morire o, nel migliore dei casi, a vivacchiare. Come in ogni attività, la revisione della strategia deve basarsi sulla valutazione dei risultati ottenuti.

“Se vogliamo andare avanti, fermiamoci a guardare dove siamo arrivati”: è una certezza che nessuno mette in discussione. Tranne quando ci si accorge che la valutazione dei risultati ottenuti, e quindi l’analisi dello stato attuale, porta via tempo, risorse e denaro.

Valutazione dello stato attuale

Eppure l’analisi dello stato attuale è indispensabile per garantire al team di progetto che le decisioni assunte dal gruppo nel piano di sviluppo non sono idee fantasiose, ma colgano l’aspettativa degli utenti e siano coerenti con lo stato complessivo dei fatti esaminati.

Nel caso dell’intranet occorre valutare:

  • gli accessi
  • il gradimento degli utenti
  • le esigenze
  • i punti di debolezza dell’organizzazione
  • le esperienze innovative in atto, grandi o piccole che siano.

Si scopre allora che oggi l’area più visitata dell’intranet non è quella ritenuta più importante dagli utenti. Ma com’è possibile? Forse perché è l’unica area che consente una qualche forma di relazione con l’utente, del tipo “domanda/risposta”, mentre tutte le altre sono agglomerati di contenuti in stile house organ.

Strategia di sviluppo intranet

La raccolta di questi dati è divertente, ma mai quanto il momento in cui inizi a “leggerli” in modo integrato e a costruire una strategia di sviluppo. E’ il momento in cui raggruppi le informazioni, pesi le affermazioni che hai raccolto nelle interviste, cerchi un modello interpretativo che non neghi l’evidenza dei fatti esaminati e nello stesso tempo apra una prospettiva di crescita attraente.

Avendo i dati, devi delineare una strategia intranet che contenga al minimo questi elementi:

  • visione – qual è il ruolo della intranet in questa organizzazione
  • missione – come deve rispondere in questo momento “storico” al ruolo che le è stato assegnato
  • target – quali utenti deve servire, come sono segmentati e quali sono le esigenze di ciascun gruppo
  • governo – come devono essere organizzati il team di gestione e la redazione, quali le regole, quale il coinvolgimento da stimolare nelle aree e nelle funzioni aziendali
  • obiettivi – che cambiamenti ci aspettiamo nel lavoro delle persone e nel tessuto organizzativo
  • azioni – qual è il piano esecutivo di lavoro sul fronte tecnico, della comunicazione, della formazione, dei contenuti
  • metriche – come misurare il raggiungimento dei risultati attesi.

Qui il punto delicato, dal quale è nato il mini-sondaggio che ti ho proposto la scorsa settimana (e al quale puoi ancora rispondere): i percorsi di sviluppo, cioè le strategie intranet, possono essere tanti, ma qual è più promettente? Quale “legge” meglio la situazione attuale e la proietta in un percorso di crescita benefico per le persone e per l’organizzazione?

(Continua la prossima settimana – anche perché se rispondo ora, il post diventa troppo lungo…)

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