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Storia e analisi della Mail Italiana Contemporanea (vol. 1)

Prima di lavorare per mimulus ho collaborato con un’azienda per 14 mesi. Questo mi generò, all’epoca, migliaia di mail nella cartella della posta in arrivo aziendale.

In molti casi il testo che mi “scorreva” sotto gli occhi era talmente folkloristico, o antiquato, o scorretto, o meravigliosamente risibile, che più di una volta pensai di scriverci sopra un libro. Un libro in cui pubblicare mail realmente scritte e inviate da qualcuno – rese anonime, ovviamente -, da cui trarre indicazioni per comportamenti virtuosi e buone norme, in particolare per l’ambito aziendale.

L’idea del libro per ora è in stand-by, ma intanto posso darti un assaggio di quello che avevo in mente. Tutto rigorosamente vero! (e ricevuto).

Mail: l’oggetto

1. Molte persone hanno l’abitudine di lasciare vuoto l’oggetto delle mail. Questo campo è importantissimo, soprattutto per recuperare mail e ritrovare quella giusta sepolta dalle centinaia di mail successive. Inoltre, non compilando l’oggetto rischi di restare nell’anonimato e nel “nebuloso”: a fine giornata, molto probabilmente la tua mail verrà dimenticata.

2. L’oggetto dovrebbe essere il più possibile preciso e specifico, per far capire in un istante il contenuto della mail. Meglio evitare di essere generici e vaghi o, al contrario, troppo prolissi: no a “Allegato”, no a “Intanto questo è una relazione di quello che è stato fatto nell’anno 06-07”; sì a “Invio verbale riunione 25.6.08”.

3. Sconsiglio vivamente di inserire nell’oggetto la prima parte di una frase che continua, poi, nel testo della mail. Quando leggiamo una mail, infatti, inizialmente ci concentriamo o sull’oggetto o sul testo: per questo entrambi devono stare in piedi da soli. Quindi no a oggetto: “Puoi cambiare…” e testo: “gli orari del corso che si svolgeranno domani dalle 15 alle 19 e non dalle 14 alle 18?”.

4. Evita in tutti i casi di compilare l’oggetto come se si trattasse del corpo della mail, ovvero: oggetto chilometrico “Tutte le foto dell’area lavoro sono nella cartella Foto Lavoro del server centrale” e testo della mail vuoto. Un oggetto così lungo non viene mostrato per intero nell’anteprima della mail, e costringe il lettore ad aprirla compiendo un clic in più del dovuto. E poi una mail vuota mi irrita parecchio! Che senso ha??

Urlare via mail

1. Come si fa? Semplice, basta scrivere tutto in maiuscolo, senza punteggiatura e senza “a capo”. Se poi vuoi proprio strafare, non mettere nemmeno la firma. Ma se sei davvero alterato con qualcuno, è molto più efficace giocarla sul tono e mandare una mail di questo tipo: “La invito a riprendere immediatamente le attività e in merito alla situazione che si è creata ho convocato una riunione domani mattina alle ore 10 alla quale le suggerisco di NON mancare”.

2. A volte capita di urlare anche non volendo. Per esempio, se usi uno di quei software client-server di ultima generazione (nel senso che è l’ultima ancora in vita) che producono stampe decenti solo inserendo testi in maiuscolo. Allora potrebbe succederti di scrivere una mail con il Caps Lock attivato, che potrebbe suonare ostile anche se la tua intenzione è del tutto amichevole: “CIAO, TI SBRIGHI A MANDARMI IL FAX ALTRIMENTI FACCIO TARDI!“. Casomai il fax è il volantino dell’ultima palestra di grido e il ritardo si riferisce al caffè con le amiche!

3. Anche il grassetto, come sottolineatura enfatica di testo, può assumere la sfumatura del tono alto della voce. Ad esempio: “Come vi spiegavo, io mi posso occupare di un system test ma non di uno user test. Ho verificato che gli utenti esistano e a campione sono entrata con alcuni di loro ma non riesco a verificare che quello che vedono sia corretto. Potreste farlo voi?. In questa mail il condizionale di cortesia “potreste” è volutamente (e solo) formale. L’uso del grassetto trasforma il tono della domanda in un simil-imperativo: “fatelo voi!”. Ancora ricordo il fastidio…

A presto per nuovi avvincenti capitoli della Storia e analisi della Mail Italiana Contemporanea!

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Comments 3

  1. Se mai dovesse davvero farlo potrei contribuire con delle vere e proprie chicche 😉

    Condivido su tutto ed in particolar modo sull’assoluta sottovalutazione del campo oggetto che spesso invece motiva il destinatario ad aprire proprio la nostra mail tra le mille in arrivo.

    E’ il più potente strumento di marketing delle nostre comunicazioni.

    Una volta ne ho ricevuta una che aveva addirittura una piccola bandiera a scacchi incorporata in tale campo che ho riutilizzato per il go-live del portale che abbiamo messo on line il 13 ottobre scorso.

    Fantastico 😉

    Un saluto.

    Rob.

    Rispondi
  2. Anch’io ho qualche cosa da dire al proposito… Secondo me comunque il problema è cha la mail stessa viene sottovalutata, come se non fosse uno strumento di comunicazione al pari di altri

    Rispondi
  3. Francesca Fabbri

    Roberto, il progetto è ufficialmente in cantiere! Anzi, anche qualcosa in più 🙂
    Se ti va, mandamene qualcuna a scrivi_at_mimulus.it (ovviamente spariranno riferimenti a cose e persone) e provvederò a segnalarti tra le persone che hanno contribuito!

    Rispondi

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