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Intranet: sei regole per le News

Cos’è sempre presente nell’home page di un’intranet, ma spesso di scarso interesse per la maggior parte degli utenti? Le NEWS!!

E non di rado occupano uno spazio importante, fino al 50-60% dello spazio complessivo, a scapito dell’efficacia della navigazione e della possibilità di portare in home le informazioni e i servizi utili.

Le “solite” news istituzionali

Progettare un’intranet già è complesso; progettare un’intranet di successo, è molto complesso! Occorre un duro lavoro sull’architettura dei contenuti, sullo schema di navigazione, sulla riclassificazione dei vecchi contenuti, il tutto con lo scopo di rendere più fruibile e più efficace uno spazio di lavoro altrimenti sfruttato solo al 10-15% delle sue potenzialità. Allora, perché correre il rischio di rovinare tutto privilegiando le solite notizie istituzionali?

Lo spazio concesso alle news in home page è spazio rubato a tutto ciò che interessa davvero alle persone:

  • servizi
  • accesso ad applicazioni
  • dati sintetici sulle attività seguite
  • aggiornamenti dai gruppi di lavoro cui partecipano.

Si ha quasi la sensazione, e si rischia di comunicarlo pur non volendolo, che le cose importanti siano le news “istituzionali” e non tutto ciò che proviene dalle persone, dai gruppi, dalle funzioni nel normale svolgimento delle attività quotidiane.

Eppure le news interessano solo una minima parte degli utenti: quelli che le hanno prodotte e quelli che vogliono mantenere un controllo sulla comunicazione interna. Perché le news non interessano? Spesso autocelebrano l’organizzazione, replicano i contenuti della comunicazione esterna, oppure non raccontano davvero come stanno le cose; in genere hanno uno stile formale, così lontano dal “parlato” alla macchinetta del caffè, che leggendole si ha la sensazione che “qualcuno ci sta vendendo qualcosa”.

E’ chiaro che le news devono trovare spazio in home page; ma di certo esistono buone norme per dar loro il giusto peso e consentire a chi realmente è interessato di proseguire la lettura con un semplice click.

News VS utilità dell’intranet: buone norme

Come bilanciare l’esigenza di informare sulle novità aziendali e la necessità di preservare l’utilità dell’intranet?

  1. le news al loro posto – non devono prevalere sulla necessità di presentare fin dall’home page contenuti utili
  2. il motivo per cui viene pubblicata una news deve essere chiaro alle persone – soprattutto per quelle news che non sembrano avere un interesse immediato
  3. proporre un’anteprima e rimandare con un link al testo completo – se la news è importante, allora ha bisogno di spazio e non può essere compressa in 500 caratteri
  4. attenzione alle immagini – un’immagine a corredo della news dà colore allo spazio della pagina e la rende più accattivante, ma non è necessario che ci sia sempre. Meglio evitare le finte immagini di agenzia che mostrano persone sorridenti, paesaggi da sogno e situazioni felici
  5. non tutte le persone sono sempre in ufficio sedute alla loro scrivania; a volte si spostano, anche per più giorni di fila. E’ necessario trovare un modo semplice per far sì che queste persone non perdano le ultime notizie, ad esempio fornire l’elenco dei titoli delle ultime 5-10 notizie a fianco di quelle più recenti
  6. archiviare le storie e portare a galla le news interessanti – l’archivio cronologico, per anno / mese, non è sufficiente e non è utile a portare a galla le informazioni importanti. Provate a creare un accesso rapido alle news più lette, a quelle più commentate o a quelle più votate; provate anche a collegare le news tra loro, in modo da costruire percorsi di lettura completi.

Un’ultima regola, fuori classifica: la news intesa in senso tradizionale è un prodotto editoriale gestito da una redazione centrale. Spesso però le notizie interessanti nascono dagli utenti mentre lavorano; allora perché non affiancare il canale News tradizionale a un flusso continuo di aggiornamenti prodotti dalle persone, e smettere di pensare che “comunicazione ufficiale” e “comunicazione dal basso” siano due canali separati?

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