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Social Intranet

L’avvento del web 2.0 e l’esplosione dei social media hanno investito anche le intranet; da circa un paio d’anni si parla di intranet 2.0 e, più recentemente, anche di social intranet.

Confesso una certa difficoltà a scrivere di social intranet quando ancora la versione 1.0 dell’intranet non è una pratica gestionale standard nelle organizzazioni italiane, pubbliche e private. Ma tant’è; il mondo va avanti e occorre raccontare le cose prima che esistano compiutamente, affinché domani possano esistere davvero.

Che cos’è la social intranet

Come è definita di solito la social intranet? Come l’adozione delle tecnologie e degli strumenti del web 2.0 nell’intranet: blog, wiki, social network, microblogging, status update, user-tagging.

Occorre che l’utilizzo sia esteso a tutti o a gran parte dei dipendenti, mentre non si fa riferimento alle logiche “organizzative” o “di relazione” che il web 2.0 ha stimolato, favorito o anche solo rese possibili.

In un recente articolo dal titolo The Rise of Intranet 2.0: The Social Intranet Toby Ward riepiloga il percorso evolutivo delle intranet in questo modo:

– Version 1.0: Welcome page (a welcome message and a phone number)
– Version 1.1: Bulletin board (simple communications)
– Version 1.2: Corporate newsletter (structured news & limited document management)
– Version 1.3: Help Desk (simple transactions like the employee directory)
– Version 1.4: Corporate Store (more complex transactions such as e-HR and self-service)
– Version 1.5: The Portal (authorization, authentication, application & database integration)

Il passaggio dalla versione 1.5 alla versione 2.0 potremo raccontarlo tra qualche anno; per ora possiamo solo prevedere diverse gradazioni di sviluppo: dal blog dell’AD o del DG, al wiki della Ricerca & Sviluppo, al microblogging dell’assistenza clienti fino al social networking nelle organizzazioni con più siti operativi.

Ma il percorso è tracciato e se ancora capita di trovare, in aziende importanti e in organizzazioni amministrative pubbliche, situazioni che hanno dell’incredibile, è solo questione di tempo (congiuntura economica permettendo) e di pressione esercitata dai giovani che entrano nel mondo del lavoro.

L’accesso ai Social Network

Infatti uno studio che risale oramai a un paio di anni fa, condotto su 1.000 impiegati di vari paesi europei, mostrava che:

  • il 39% del campione con età compresa tra i 18 e i 24 anni era disposto a cambiare datore di lavoro se questi gli avesse impedito di accedere a Facebook o a YouTube
  • un altro 21% sarebbe stato scocciato da una simile limitazione.

In pratica: i giovani stanno arrivando e chiedono alle imprese di rinnovare il proprio modo di essere online. Gli imprenditori e i manager si trovano davanti a una grande sfida, come se non bastasse quella su cui il mercato da mesi li sta ingaggiando: perpetuare le logiche direttive che li hanno guidati sino ad oggi oppure adottare pratiche collaborative e di crowdsourcing per stimolare l’innovazione dei prodotti, dei servizi, dei processi interni. Grande sfida, che apre un’altra domanda: le logiche tradizionali sono sufficienti ad affrontare il mercato di oggi e soprattutto il mercato di domani?

Intranet 2.0 Global Survey: alcuni dati

Ma torniamo al nostro tema, la social intranet, e riprendiamo alcune anticipazioni dell’Intranet 2.0 Global Survey della Prescient Digital. Su 400 organizzazioni che fino ad ora hanno partecipato alla ricerca, le tecnologie web 2.0 integrate nell’intranet sono:

  • blog, nel 50% dei casi (15% a livello enterprise, 35% a livello dipartimentale)
  • wiki, nel 49% dei casi (15% a livello enterprise, 34% a livello dipartimentale)
  • forum, nel 49% dei casi (21% a livello enterprise, 28% a livello dipartimentale)
  • IM, nel 49% dei casi (18% a livello enterprise, 31% a livello dipartimentale)
  • social networking, nel 24% dei casi (21% a livello enterprise, 12% a livello dipartimentale)

Emerge anche che i costi di implementazione possono essere abbastanza contenuti: il 49% delle aziende ha investito meno di 10.000 dollari per l’implementazione dell’intranet 2.0, mentre un 23% ha investito fino al 50.000 dollari. E’ possibile che chi ha investito di meno abbia integrato solo una delle diverse tecnologie del web 2.0 e lo abbia fatto a livello dipartimentale. Il fatto positivo è che questo primo avvio ci sia stato – anche se più si comprimono i costi, più i rischi di insuccesso aumentano.

Il livello di soddisfazione complessivo è comunque drammaticamente basso: solo il 34% delle organizzazioni giudicano l’esperienza d’uso nell’intranet 2.0 molto buona (9%) o buona (25%).

Per ora chiudo questo post con una domanda: per quale motivo la soddisfazione d’uso è bassa? E’ una questione di:

  • bassi investimenti – meno risorse investo, meno posso curare gli aspetti “soft” dello strumento
  • debolezza del caso d’uso – se lo strumento non risolve un problema specifico ed evidente a tutti, l’uso è per forza di cose “facoltativo” o “superficiale”
  • poca attenzione alla usabilità e alla user experience – non basta installare il software per usarlo con soddisfazione, occorre che la modalità d’uso sia inserita nel flusso circadiano delle attività quotidiane delle persone
  • poca cura alla formazione – non basta installare; occorre formare, addestrare, sostenere giorno dopo giorno
  • poco sostegno da parte dei manager – se non sono loro i primi a coinvolgersi, è chiaro che gli altri non lo faranno
  • poco presidio – tutti i cambiamenti devono essere presidiati da vicino in modo sistematico, altrimenti la spinta iniziale si esaurisce.

Mi piacerebbe conoscere le tue esperienze in proposito; perché ormai da troppo tempo se ne parla e siamo quasi sommersi dalla teoria, ma restiamo affamati di esperienze.

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