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Microblog tra le mura aziendali: cosa, come e perché

Ieri mattina a Better Software ho ascoltato l’intervento di Giuliano Prati, Web project Manager e Innovation Architect a Intesys. Con doppia soddisfazione, visto che molti dei temi da lui affrontati si avvicinano a quelli che Roberto racconterà oggi pomeriggio alla sua presentazione Il project management degli avatar (anticipazione: il tema sarà la gestione di un progetto quando si ha a che fare con un gruppo di lavoro “ad alta copertura territoriale”).

Prati ha parlato dell’Uso di strumenti web 2.0 e di social network in ambito enterprise, in particolare del microblog adottato a livello aziendale per comunicare nell’ambito dei progetti e gestire lo scambio di informazioni tra il team.

Piattaforma enterprise di microblogging

Normalmente, nelle aziende facciamo i conti tutti i giorni con progetti, mail, comunicazioni, timetable… Qual è la soluzione migliore che mette insieme il controllo, la comunicazione e la rapidità? Una piattaforma enterprise di microblogging.

Quello che hanno fatto te lo dico subito: hanno implementato una piattaforma di microblog interno strutturato a canali informativi (un canale per progetto) su… WordPress.

In principio fu Twitter

Ovviamente, dal momento in cui hanno deciso di creare un ambiente di microblog a servizio dei team di progetto, in principio fu Twitter. Per tre semplicissime ragioni:

  1. l’immediatezza dello strumento
  2. i tempi ridotti di apprendimento dell’uso
  3. il fatto che mette in comunicazione istantanea più persone, anche dislocate in diverse sedi.

Ma Twitter, almeno per l’uso che voleva farne Intesys, aveva alcuni svantaggi:

  1. la famosa limitazione ai 140 caratteri
  2. l’impossibilità di allegare immagini e documenti
  3. il servizio non è completamente affidabile
  4. non consente thread di discussione.

Dove Twitter non basta

Ma quali sono le caratteristiche che uno strumento di microblog in ambito enterprise dovrebbe avere? (ne ho annotate alcune…) Rimozione del limite dei 140 caratteri; single sign on con l’anagrafica aziendale; possibilità di costruire profili diversi per gruppi di utenti, con permessi diversi; possibilità di integrazione con prodotti terzi; possibilità di backup; sicurezza delle informazioni.

Ed ecco alcune caratteristiche di ciò che è stato costruito: ogni progetto ha un suo canale e una url specifica, visibile da tutti i membri del team, interni ed esterni. Ogni utente ha un pannello di gestione privato e può attivare un sistema di notifica via mail. Si può limitare la visibilità di alcune discussioni. Si possono rendere visibili alcuni progetti, particolarmente strategici, a tutti gli utenti aziendali e non solo al gruppo di progetto. I messaggi possono essere catalogati per tag e/o argomenti. Inoltre, è stato aggiunto un livello superiore ai singoli canali per gestirne più di uno – una sorta di dashboard a disposizione dei PM.

Tra i vantaggi, segnalo l’aumento della qualità nella gestione del progetto e la drastica riduzione (-95%) delle mail.

Non è un problema di tecnologia

Comunque: come al solito, non è un problema di tecnologia. Non è la soluzione di WordPress la parte interessante della questione; né il fatto che forse, scegliendo questa o quell’altra tecnologia, avrebbero avuto risultati diversi (migliori? peggiori?). La tecnologia perfetta non esiste; i difensori e i sostenitori dell’una a scapito delle altre, invece, esisteranno sempre 🙂

Il punto è: si può fare. La tecnologia viene in aiuto alle persone e consente di lavorare meglio. Ma, senza le persone, la tecnologia è assolutamente inutile, se non addirittura una perdita di tempo e di denaro.

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