Your Web Therapy - Curiosità. Passione. Divertimento. - Con questi ingredienti lavoriamo su Organizzazione, Contenuti e Tecnologie. RSS
1
Re: Re: Fw: Re: (La condivisione della conoscenza nei team)

Come forse già sapete, uso Basecamp. A volte è efficace, altre volte no. Dipende da tanti fattori… anzi no, dipende da due soli fattori: le persone (i membri del team) e le informazioni (la loro organizzazione).

Se le prime non “stanno al gioco”, ovvero non sono disposte a fare la fatica di modificare i comportamenti, e/o le seconde non hanno una struttura fruibile, il sistema non regge. Con le conseguenze che tutti, immagino, conosciamo.

La gestione delle informazioni via mail

Il punto è questo: gestire un progetto costa e spesso una parte percentualmente rilevante del costo sta nella gestione delle informazioni prodotte nel progetto, note, appunti, documenti, scadenze… Normalmente la mail è LO strumento principe: tutto viaggia via mail, anche ciò che potrebbe essere detto a voce, perché si sa… scripta manent.

I risultati sono:

  1. proliferazione di file duplicati. Ogni membro del team ha rigorosamente la sua copia, anzi più di una: quella allegata nella mail e quella nella cartella del progetto
  2. difficoltà, se non impossibilità, a individuare l’ultima versione di un certo documento
  3. tempo perso a cercare la mail in cui si diceva che…
  4. proliferazione di Re: Re: Fw: Re:.

Una impossibile gestione del progetto

Ci sono, poi, situazioni in cui questi fenomeni raggiungono livelli drammatici e la gestione del progetto diventa impossibile:

  • il progetto subisce un’interruzione di qualche mese (la memoria a breve è stata saturata da altri pensieri e per ricostruire la storia occorre cercare le mail, leggerle, recuperare lo stato dei documenti)
  • il progetto è concentrato in un breve lasso temporale e ha altissimi livelli di produzione di informazioni (molte discussioni e scambi di materiali via mail, esplosione del versioning dei documenti)
  • il team è numeroso (alto volume di “Re:”)
  • non tutti i membri del team sono impegnati allo stesso modo (riallineamenti frequenti).

La soluzione non può essere certo non fare mail, prendersi qualche appunto ciascuno secondo la propria voglia e capacità, dirsi le cose a voce o sulla chat di skype – provato anche questo e il risultato è, se possibile, ancora più “oneroso”.

Mail VS ambienti di lavoro online

In queste situazioni occorre un atto di forza: bandire la mail e ricorrere ad ambienti di lavoro online in cui scambiare informazioni e materiali, fissare le scadenze e condividere le cose da fare, depositare tutto ciò che costituisce la conoscenza nel progetto in un unico ambiente accessibile a tutti i membri del team.

L’ho fatto una volta e sono stato soddisfatto. Ho provato una seconda volta e lo sono stato meno. Non per un problema di persone, ma per un problema di organizzazione delle informazioni.

La questione – facendo riferimento a Basecamp solo per esperienza vissuta e non perché sia lo strumento ideale, anzi – è: quali sono le categorie di classificazione dei messaggi, delle discussioni, dei file e dei documenti? Di certo devono essere semplici da capire, coerenti con il progetto in corso, non ambigue, non interpretabili, senza sovrapposizioni. Sembra facile, ma non lo è affatto! La stessa informazione può essere osservata sotto molteplici punti di vista e occorre individuare quelli prevalenti o, quantomeno, i più significativi.

Ci sarebbero altre questioni su questo tema; ma le lascio per l’intervento che farò allo SMAU insieme a Stefano Bussolon.

Share on Pinterest
Invia a un amico










Inviare

#hobisognodiuncorso!

Corsi di formazione sui Social Network.

Scrivi un commento

Iscriviti alla Newsletter Mimulus!

E' il modo più efficace e veloce di ricevere i nostri ultimi articoli, direttamente nella tua casella di posta elettronica!
OK, mi iscrivo subito! :)