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Intranet Design Annual 2011: a tema la conoscenza

Appuntamento tradizionale di inizio anno, il report “Intranet Design Annual 2011: Year’s 10 Best Intranets” di Nielsen Norman Group fornisce nuovo materiale di studio e discussione a tutti coloro che, nel mondo, si occupano di Intranet: progettisti, designer, architetti dell’informazione, intranet manager, esperti di usabilità, manager.

E come ogni anno, ne acquisto una copia, leggo le evidenze sintetiche, scrivo un post sulle migliori intranet dell’anno e proseguo la lettura sui casi che mi interessano di più. Dopo il post di sintesi che ho pubblicato ieri sul blog di Casaleggio Associati, proseguo oggi con alcune considerazioni.

Mettere la conoscenza al servizio delle persone

La prima riflessione riguarda gli obiettivi. Cosa ha spinto le organizzazioni citate nel report a rimettere mano alle loro intranet e a farlo in un certo modo? Il tema dominante quest’anno è mettere la conoscenza al servizio delle persone: creare ambienti e funzionalità in grado di permettere alle persone di condividere in modo semplice le informazioni in loro possesso, e al tempo stesso di usufruire delle informazioni che altri hanno in precedenza condiviso.

Queste alcune delle motivazioni all’origine dei progetti:

  1. Motivare gli utenti ad accedere all’intranet, riconquistarli attraverso una nuova architettura delle informazioni e un motore di ricerca più efficiente.
  2. Aiutare il lavoro quotidiano degli utenti intranet e la ricerca delle informazioni di cui hanno bisogno. Qui c’è un modo di esprimere il concetto, tipicamente inglese, che non si riesce a tradurre in italiano con lo stesso spessore di significato: “get their work done” che traduciamo con “fare il proprio lavoro”. La traduzione italiana restituisce il significato che “l’intranet ti aiuta a lavorare”, un po’ come può fare la musica di sottofondo per alcuni o il silenzio per altri oppure un assistente per altri ancora. Il significato più corretto è che “l’intranet ti aiuta a far sì che il tuo lavoro possa essere fatto”, quasi che, senza, non sia possibile condurre a termine determinati compiti.
  3. Trasformare l’intranet in uno strumento orientato a fornire informazioni, semplificare i task e incoraggiare la comunicazione orizzontale tra le persone; la personalizzazione, la condivisione e la collaborazione aiutano a spostare il focus dall’organizzazione per funzioni all’organizzazione per task operativi, alle persone.
  4. Rispondere all’esigenza di informazione di migliaia di persone sparse in tutti i paesi del mondo, attraverso la riorganizzazione dei contenuti (anche qui l’attenzione all’architettura delle informazioni), l’unificazione di intranet ed extranet, l’introduzione di funzioni di condivisione.

Le parole chiave dominanti sono: informazioni, persone, attività, semplificazione del lavoro quotidiano.

L’Architettura delle informazioni

 

La seconda osservazione riguarda l’attenzione che ha ricevuto l’architettura delle informazioni, uno degli elementi centrali di tutti i progetti presentati – non le funzioni sofisticate o gli effetti speciali, bensì l’organizzazione dei contenuti e quindi delle modalità di navigazione coerenti con le esigenze informative delle persone.

Non serve una struttura informativa che rappresenti l’organigramma, serve una struttura che presenti le informazioni in modo coerente con il lavoro delle persone e il loro modo di cercarle e di accedervi. A questo proposito vi ripropongo le slide dell’intervento che ho fatto con Stefano Bussolon a SMAU 2010 proprio su questo tema:

Ultima nota interessante è l’apertura nell’intranet di finestre sul mondo esterno: affiancare alle notizie, ai comunicati, alle informazioni che nascono all’interno dell’impresa i flussi delle conversazioni che si svolgono sul web, cosa stanno dicendo di noi i nostri clienti su Twitter, nei blog, su Youtube è un modo efficace per rompere il rischio di autorefernzialità della comunicazione intranet e far entrare la “voce del mercato” nell’operatività quotidiana.
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