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Smarter Work e Social Intranet: una riflessione

Riprendo il tema Smarter Work, su cui ho scritto pochi giorni fa per il blog di Casaleggio Associati, stimolato da recenti incontri di lavoro.

Lavorare in modo più intelligente non implica di per sé l’adozione di strumenti web 2.0 on the cloud oppure lo scardinamento dei metodi lavorativi tradizionali per introdurre metodi collaborativi. Non si può prescindere dalla realtà operativa e dalla cultura organizzativa dell’azienda; già risolvendo alcuni problemi di base, pur con soluzioni tradizionali, si può migliorare di molto l’efficenza del lavoro.

Che cos’è la Social Intranet

Nelle ultime due settimane ho tenuto un breve seminario su “Intranet: stato dell’arte e prospettive” presso un’azienda che opera nel settore dei servizi. Nel seminario ho cercato di spiegare cosa è un’intranet, quali benefici può portare nelle operazioni interne, quali sono le componenti fondamentali e come si costruisce. Il tutto condito con esempi, casi studio e screenshot. Inutile dire che si conclude parlando di Social Intranet, che – semplificando molto – si realizza quando la dimensione sociale, portata alla ribalta dai social network, permea anche l’intranet.

Alcuni giorni dopo, durante una riunione presso la stessa azienda, mi sono state elencate le principali criticità che un eventuale progetto intranet avrebbe dovuto risolvere: al primo posto la condivisione di documenti con le sedi periferiche, poi l’automazione di alcuni processi autorizzativi, quindi la gestione dei progetti.

La distanza con i problemi quotidiani dell’impresa

C’è una certa distanza tra ciò che si racconta parlando di Social Intranet e i problemi quotidiani delle imprese.

Si racconta che il profilo personale esteso è il centro dell’intranet perché favorisce la conoscenza reciproca e sottolinea la dimensione sociale dell’ambiente di lavoro, mentre le imprese sono ancora di fronte al problema di condividere i documenti in modo efficace e sicuro.

Si sottolinea l’importanza vitale che ha la condivisone delle informazioni, quelle disperse nelle mail e nelle teste delle persone, mentre ancora è difficile governare i documenti e gli atti formali di un progetto tra un gruppo ristretto di persone, che per lo più lavorano negli stessi uffici.

La tecnologia esiste

Il gap è evidente. Nel post già citato concludevo dicendo

La tecnologia esiste: Box.net per la condivisione e la collaborazione sui documenti dentro e fuori l’organizzazione; Webex Web Office come digital workplace; Jaconda, Skype, Webex e Jajah per la comunicazione, testo o video; Teamlab per il project management; Workbooks e PipelineDeals per il CRM; Zoho Support per l’HelpDesk.

Tanto per citarne alcuni per sottolineare che, oggi, non sempre è necessario sviluppare software complessi, e può essere sufficiente adottare quello che già è disponibile on the cloud.

I problemi e le difficoltà con cui ci si scontra ogni giorno sono tali che non si può più attendere: il bisogno di semplificare e nello stesso tempo controllare meglio le attività, le scadenze, i flussi operativi è ben presente. Spesso non serve scomodare il web 2.0, ma è sufficiente rispondere a queste esigenze dal basso, dalle cose semplici senza pretendere di partire da funzionalità intranet evolute.

Se il problema è condividere documenti con uffici periferici, occorre partire da questo, anche se l’intranet non è nel suo complesso abbastanza “sociale”. Già questo, in tantissimi casi, è Smarter Work.

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