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Gestione e promozione di Eventi: ecco 20+ strumenti che puoi usare

Event Marketing è il processo di sviluppo di un evento (mostra, conferenza, convegno, seminario, esposizione…) finalizzato a promuovere un prodotto, un servizio, una causa o un’organizzazione sfruttando il coinvolgimento dei partecipanti e i rapporti personali che si instaurano.

La messa in opera di un evento di successo è un processo lungo e richiede competenze, risorse, strumenti. Oggi, grazie a internet, chi si occupa di realizzare eventi per sé o per i propri clienti ha a disposizione moltissimi strumenti online e applicazioni spesso gratuite o disponibili a prezzi più che accessibili.

Ecco una lista di oltre 20 strumenti che puoi adottare.

Il termine “Evento” identifica una varietà di situazioni molto ampia; l’evento può essere online oppure offline, pubblico o riservato ai soli invitati, gratuito o a pagamento, può durare poche ore o un’intera settimana. Gli strumenti proposti non sono applicabili per definizione a qualunque contesto, il loro utilizzo dipende dalle caratteristiche dell’iniziativa, dal tipo di pubblico, dalle risorse a disposizione…

Il sito dell’evento

WordPress.org

E’ la soluzione più completa per raccontare online i diversi aspetti dell’evento: programma, location, iscrizioni, come arrivare… Si scarica gratuitamente il software e lo si carica sul proprio server. Il tema grafico può essere scelto per esempio su Themeforest e adattato alle nostre esigenze, mentre sul marketplace di WordPress trovi plugin con i quali dotare il sito di funzionalità non presenti nel pacchetto base (ad esempio il form di prenotazione).

Pro: completo controllo di grafica, funzioni, ottimizzazione SEO e statistiche tramite Google Analytics. Contro: servono competenze tecniche per attivare e personalizzare il sito.

WordPress.com

E’ una soluzione che richiede meno competenze tecniche della precedente perché WordPress viene usato online in modalità as-a-service. Il tema grafico può essere scelto tra quelli gratuiti o a pagamento disponibili nel marketplace interno e sono ammesse alcune customizzazioni. Noi lo stiamo usando per il sito dei nostri corsi di formazione, i Digital Friday.

Pro: più semplice da implementare, non richiede un server esterno, non richiede competenze tecniche. Contro: non puoi modificare la grafica del tema, a meno di non passare a una versione a pagamento, non puoi installare plugin per aggiungere funzioni utente, non puoi installare il codice di Google Analytics per analizzare il traffico.

Tumblr.com

Pochi click e il minisito per l’evento, con una grafica gratuita o a pagamento tra quelle proposte, è online. Devi preoccuparti solo di creare i contenuti e pubblicarli. Lo abbiamo usato per il sito del nostro primo evento nel 2010, la Conferenza dei Sindaci, ora non più online.

Pro: non servono competenze tecniche, i tempi di messa online dipendono solo dal tempo che ti serve per scrivere i contenuti, la pubblicazione di nuovi contenuti è molto semplice anche da mobile. Contro: le possibilità di modificare grafica e funzioni è ancora più limitata della soluzione precedente.

Pagina Facebook o Pagina Google+

Quando le informazioni da dare sull’evento sono poche e tutto sommato semplici; quando tempo e risorse sono molto limitate; quando ci interessa più la diffusione della notizia che l’indicizzazione su Google; quando non abbiamo voglia di complicarci la vita… in tutti questi casi, sia Facebook che Google+ (con una netta preferenza personale per il primo) rappresentano una buona alternativa al minisito dell’evento.

Pro: semplicità estrema nella creazione e nella successiva gestione (ad esempio, con la funzione di programmazione dei contenuti), possibilità di tenere aggiornate le persone con notizie quotidiane, varietà nel tipo di contenuto pubblicabile, alto numero di persone raggiungibili. Contro: la pagina Facebook non è “casa tua”, sei in prestito e quindi non puoi beneficiare di un posizionamento complessivo sulla rete; un po’ diverso il discorso su Google+ ma comunque non sei a “casa tua”.

Evento Facebook o Evento Google+

Ancora più semplice del precedente: solo la pagina evento per invitare gli amici e per permettere ai partecipanti di invitare a loro volta i loro contatti. Se usato bene e con la giusta frequenza, può diventare la collezione di contenuti e file dell’evento sia prima che dopo.

Pro: puoi sfruttare la notifica Facebook “Tizio parteciperà…”, puoi creare eventi riservati, conosci il numero dei partecipanti (anche se un “parteciperò” è come un “like”, non si nega a nessuno…quindi ti suggerisco di controllare in altro modo chi parteciperà davvero all’evento). Contro: dopo l’evento non te ne fai quasi più nulla…

PS: puoi anche creare una pagina web o una sezione del tuo sito per parlare dell’evento…

PPS: pagine ed eventi Facebok e Google+ sono normalmente usati, in abbinamento a un sito, per la promozione di un evento sui due ambienti social. 

Promozione dell’evento

Restando sulla sola parte social, abbiamo a disposizione tutti i Social Network più diffusi: Facebook, Instagram, Twitter, Google+, Linkedin.

In base al tipo di evento e di pubblico scegli l’ambiente sul quale concentrare gli sforzi, scegli il tipo di contenuto più efficace e definisci un piano di promozione. Puoi usare tantissimi strumenti che ti aiutano a governare il piano di promozione e a rispondere alle varie sollecitazioni: Buffer e Hootsuite, per esempio.

MailChimp

La migliore e la più completa soluzione di email marketing accessibile a chiunque. Ha troppi pro per elencarli tutti e in questo momento non mi vengono in mente dei contro 🙂 Puoi usarla sia per promuovere l’evento a contatti già acquisiti, sia per informare gli iscritti sulle novità del programma.

Non citiamo le varie opzioni di advertising, anche perché tipicamente non sono gratuite… ma parliamo delle soluzioni di Social Event Sharing che permettono di pubblicare, cercare e iscriversi a eventi. La loro struttura di social network consente di essere informati sugli eventi ai quali i propri contatti parteciperanno; in un certo senso, diventano dei “motori di raccomandazione” per eventi.

Plancast

The best way to discover events and share plans withfriends. Plancast consente a chiunque di pubblicare un evento di cui viene a conoscenza. Ha un’app interessante che consente la ricerca di eventi per argomento.

Lanyrd

Soluzione simile a Plancast ma più orientata a gestire Convegni con molti relatori e con un programma articolato. Interessante la possibilità di contattare i relatori attraverso il sistema di messaggistica interno, di caricare i materiali dell’evento e il networking che si può generare tra i partecipanti all’evento. Molto diffuso in ambito IT ed Education.

Bizzabo

Più semplice rispetto al precedente, ma in rapida evoluzione, si basa sullo stesso concetto di realizzare un ambiente che sfrutta dinamiche social per promuovere e diffondere gli eventi.

Raccolta delle iscrizioni

E’ una delle attività più time consuming nella gestione di un evento: ricevere le iscrizioni, registrare e controllare i pagamenti (nel caso di evento non gratuito), gestire liste d’attesa, gestire biglietti con prezzi differenti (early booking, convenzioni, codici sconto…), inviare conferme, gestire le disdette e così via.

Eventbrite

E’ la soluzione più diffusa, più completa e più economica. Ha tutto quello che serve per descrivere l’evento, registrare i partecipanti, gestire liste d’attesa, vendere biglietti, mandare mail ai partecipanti, monitorare il traffico e gli accessi… Può essere integrato con Paypal e coprire quindi tutto il ciclo di iscrizione / biglietteria.

Tra le varie funzioni dispone anche di un sistema di invio mail programmate ai partecipanti, utile per schedulare remind e per inviare i materiali dell’evento.

Ha la sua app dedicata che permette all’organizzatore di registrare l’ingresso all’evento scansionando il QR Code stampato sul biglietto del partecipante oppure con un semplice swipe nella schermata dell’app. Nell’ultima versione dell’app sono presenti anche le statistiche.

Amiando (Xing Events)

Rispetto a Eventbrite offre in più opzioni per la vendita diretta su Facebook e Xing (social network professionale concorrente di Linkedin). Il fee applicato su ogni transazione è circa il doppio di quello di Eventbrite.

Smappo

Offre soluzioni interessanti per il marketing degli eventi; come costo per transizione si pone tra Eventbrite e Amiando.

Post-evento

Cosa accade dopo l’evento? Condivisione di materiali, foto, video, racconti e questionari di customer satisfaction.

Slideshare

E’ LA soluzione definitiva per la pubblicazione di presentazioni (e video, pdf, ecc.). Nel caso in cui i materiali presentati all’evento siano pubblici, questa è la soluzione più semplice e più efficace. E’ anche la soluzione più “produttiva” in termini di diffusione nel lungo periodo: la possibilità di embeddare le slide in qualunque pagina web e anche nel proprio profilo Linkedin (per i relatori) garantisce visite anche mesi e anni dopo la loro pubblicazione.

Box

Nel caso in cui i materiali non siano pubblici si può ricorrere a Box.com. Con un account gratuito si possono archiviare 10 GB di materiali e distribuire il link di accesso al singolo file o a intere cartelle: chiunque disponga del link può accedere e fare il download. Se invece vuoi controllare gli accessi, allora devi passare a una versione a pagamento.

Dropbox e Google Drive

Possono essere valide alternative a Box.com. Il primo più orientato alla condivisione di documenti con utenti selezionati, il secondo, invece, adeguato alla produzione collaborativa di documenti.

Storytelling dell’evento

Storify

La soluzione più interessante per fare storytelling di eventi, anche nel corso dell’evento. Storify permette di comporre flussi di racconto componendo contenuti digitali pubblicati sulla rete: tweet con l’hashtag dell’evento, update su Facebook, siti e pagine web, foto su Instagram, link… Ogni frammento del racconto può essere collegato al precedente e al successivo con testi e descrizioni. Ad esempio, noi l’abbiamo utilizzato durante la quinta edizione del Festival del Fundrasing per raccontare giorno per giorno gli interventi e il programma sociale.

Seejay

Soluzione italiana simile a Storify e molto molto interessante. Ha in  più la possibilità di scegliere il template con il quale pubblicare la propria storia.

TwitterCustom Timeline

Gestite con Tweetdeck, permettono di raccogliere tweet selezionati in una raccolta che può essere embeddata come widget in una pagina web.

Varie ed eventuali 🙂

Doodle

Serve uno strumento per organizzare rapidamente una riunione interna allo staff dell’evento o con i relatori? Se non lo conoscete, provatelo subito e non lo lascerete più! Fa una sola cosa, ma la fa molto bene.

Tweetwall

L’ideale se vuoi proiettare su un grande schermo in tempo reale ciò che si dice online sull’evento, integrando Twitter, Instagram e Facebook. Consente anche di lanciare un sondaggio a cui poter rispondere con un tweet (ma le soluzioni di questo tipo sono così tante che servirebbe un post ad hoc).

Typeform

Una delle soluzioni più semplici e nel contempo efficaci per costruire questionari di customer satisfaction. E’ la soluzione che adottiamo per raccogliere i feedback dai partecipanti ai nostri corsi di formazione.

Joind

Occupa uno spazio molto particolare: invece di raccogliere feedback su questionari preimpostati, questa soluzione permette a chiunque di pubblicare un commento su un evento a cui ha partecipato o un talk a cui ha assistito. E’ una sorta di Get Satisfaction per gli eventi.

Prezi

E se sei un relatore non puoi non cimentarti con Prezi, per fare presentazioni che lasceranno di stucco gli ascoltatori!

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Questa è una piccolissima selezione delle tante opportunità che oggi la rete ci offre ed è impossibile fare un elenco esaustivo; se hai qualche strumento nuovo da segnalare, lo aggiungo volentieri alla lista (e lo provo di corsa!).

Se ti interessa la gestione degli eventi, ti segnalo anche: 

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#hobisognodiuncorso!

Corsi di formazione sui Social Network.

Comments 4

  1. Per creare un evento direttamente in Facebook efficace è Shortstackapp

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  2. Mi permetto di suggerire anche http://www.happings.com, il sito di cui sono il fondatore, come utile piattaforma per promuovere gratis i propri eventi online. Il sito ha diversi milioni di eventi già pubblicati in tutto il mondo, e permette di rivolgersi a sempre nuovi utenti che si trovano (o si troveranno) nell’area dove si svolge l’evento.
    Include funzioni di ricerca per luogo, data e categoria e consente di costruire itinerari.

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