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Come semplificare la gestione di Eventi con la task automation

Da due anni facciamo formazione: la prima edizione dei nostri corsi sull’utilizzo dei Social Network, i Digital Friday, fu lanciata a Maggio del 2013 con molta spavalderia. Non avevamo una chiara idea di cosa potesse significare “organizzare” formazione; poi ce ne siamo resi conto!

Da allora abbiamo iniziato ad automatizzare alcune operazioni gestionali che rischiavano di saturare le giornate lavorative durante il periodo dei corsi. Ora alcune attività sono del tutto automatiche.

Iscrizione al corso

Per l’iscrizione ai corsi e per l’acquisto dei biglietti ci affidiamo a Eventbrite: a tutt’oggi è lo strumento più completo e più economico per la pubblicazione di eventi e la raccolta di iscrizioni. Rispetto alla prima edizione abbiamo migliorato il modulo di iscrizione (dalla funzione Modulo d’ordine presente nel menù laterale) aggiungendo la raccolta:

  • dei dati di iscrizione per ogni singolo partecipante e non solo per l’acquirente
  • delle informazioni per la fatturazione del corso.

Eventbrite modulo iscrizione - Mimulus

Attivando l’opzione Ogni partecipante, in fase di compilazione del modulo Eventbrite tiene distinti i dati dell’acquirente (colui che fisicamente completa la registrazione) dai dati del/dei partecipante/i. Funzione molto utile nei casi in cui un impiegato amministrativo esegue la registrazione e il pagamento per un collega del marketing: su Eventbrite le due anagrafiche sono distinte ed è così possibile rivolgersi all’acquirente per le questioni amministrative e al partecipante per le informazioni sul corso.

Il secondo miglioramento è la raccolta dei dati: attraverso la stessa funzione si possono aggiungere e rendere obbligatori i campi per l’inserimento dei dati che serviranno per la fatturazione. Nello screenshot qui sopra, sono i campi con l’interruttore verde ON/OFF: quando sono entrambi in grigio, il campo non viene mostrato nel modulo, mentre quando sono entrambi in verde, il dato è visibile e obbligatorio.

Dopo varie prove siamo forse arrivati alla configurazione corretta per quello che riguarda Partita Iva e Codice Fiscale: la complessità italiana (non so negli altri paesi, ma qui non scherziamo) è tale che ci si trova a fatturare con il solo Codice Fiscale, con la sola Partita Iva (identica al Codice Fiscale) oppure con entrambi i dati.

Non è semplice come sembra spiegare a chi sta acquistando quali dati servono per la fattura, solo il primo, solo il secondo o entrambi. Alla fine siamo arrivati a questa soluzione, e per ora che regge; se Eventbrite permettesse di aggiungere testo descrittivo, si riuscirebbe ad eliminare anche il restante 10% di errori.

Eventbrite Partita Iva CF - Mimulus

Ora, in fase di fatturazione dei corsi mi è sufficiente accedere agli ordini Eventbrite e utilizzare i dati inseriti dagli acquirenti, sempre che abbiano inseriti quelli corretti!

Iscrizione alla newsletter

Ogni partecipante viene iscritto alla newsletter dei Digital Friday per le comunicazioni relative ai corsi. Dopo svariate ore dedicate a controllare, nelle passate edizioni, se Tizio era iscritto alla Newsletter o meno e, nel caso, iscriverlo copiando da Eventbrite nome, cognome, mail, ho ritenuto che fosse giunto il momento di automatizzare questa operazione.

Come, se non affidandomi a Zapier?

Ne ho già scritto nel post sui Tool di Produttività adottati in Mimulus ma ora descrivo gli Zap, le ricette di task automation in Zapier.

Innanzitutto, il passaggio da “Partecipante al Corso” a “Iscritto alla Newsletter” si realizza con uno Zap che collega Eventbrite a Mailchimp: per ogni nuova iscrizione al corso XYZ genera un nuovo iscritto alla Newsletter ABC utilizzando i dati che Eventbrite passa attraverso le API di integrazione.

Nel collegamento a Eventbrite si specifica l’account dell’organizzatore e il corso per il quale si vuole attivare l’automazione (non è possibile avere un solo Zap per tutti i corsi in programma) mentre nel collegamento a Mailchimp va specificata la Lista nella quale iscrivere i partecipanti.

Come si vede dallo screenshot qui sotto, al momento dell’iscrizione nella Lista si può attivare il meccanismo di Double Opt-in, che sarà gestito da Mailchimp, oppure inviare una semplice mail di benvenuto nella quale di spiega il motivo dell’iscrizione e si comunica il link per l’eventuale dis-iscrizione. Così facendo si è in regola anche con la normativa in tema di Privacy e Gestione dei Dati Personali (su cui faremo un Corso con l’avv. Roberta Rapicavoli il 22 maggio).

Zapier Maichimp - Mimulus

Inserimento del partecipanti sul CRM

Ogni iscrizione al corso genera una registrazione su Contactually, strumento di cui ho scritto nel post sui Tool che ho citato prima e nel post sui CRM a basso costo per la gestione delle vendite, e che ho adottato per la gestione dei contatti in genere, tra cui clienti, prospect e lead. Tra i clienti figurano gli iscritti ai corsi e tra i lead gli iscritti alle Newsletter.

Anche questa attività è in grado di riempire la giornata, tra controlla-copia-incolla-cancella (perché dopo un po’ è certo che fai un errore!). E anche in questo caso Zapier mi viene in aiuto con una regola che genera un nuovo record su Contactually per ogni nuovo iscritto alla Newsletter.

Non parto da Eventbrite questa volta, ma da Mailchimp così riesco a trattare anche quelli che si iscrivono alla newsletter dal sito Mimulus o dal sito Digital Friday prelevando in automatico i merge tag di Mailchimp Fname e Lname:

Zapier Contactually - Mimulus

Conclusioni

Sbagliando si impara, è vero… però si impara anche quando ti accorgi che stai dedicando troppo tempo in attività gestionali a bassissimo valore aggiunto. Tanto più quando l’attività è un mero copia-incolla di pochi dati da un servizio all’altro, urge trovare una soluzione.

La nostra soluzione si basa su un miglior utilizzo di Eventbrite e sull’adozione di Zapier per:

  • iscrivere alla Newsletter ogni nuovo partecipante a un Digital Friday
  • registrare sul CRM ogni nuovo iscritto alla Newsletter.

Altri miglioramenti sono all’orizzonte, come ad esempio generare un prospetto generale degli iscritti su Drive, registrare in automatico gli incassi per modalità di pagamento e registrare in automatico gli iscritti che, per qualche motivo, all’ultimo momento non partecipano alla lezione; ma per questi ci sarà spazio in un altro post.

Per ora dedicherò il tempo risparmiato a migliorare il materiale delle lezioni, e qui non ci sono automatismi in vista! 😉

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