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Come gestire le mail dei Prospect e ritrovarle anche dopo mesi

Secondo una ricerca presentata da MagNews poche settimane fa, dal titolo Email Marketing Experience Report 2015, ogni giorno in Italia vengono spedite circa 940 milioni di email, 30 in media a utente. E infatti, ogni giorno ricevo decine e decine di mail da clienti, fornitori e potenziali clienti, oltre a vari aggiornamenti e newsletter.

Per alcune di esse la gestione mi fa impazzire, eppure sono abbastanza ordinato… Mi riferisco alle mail di persone che chiedono informazioni sui corsi: i famosi Prospect!

Non basta rispondere alla specifica richiesta, occorre anche ricordarsi a distanza di mesi di ricontattare la persona, se necessario, a patto di avere ancora i riferimenti e il contenuto della richiesta.

Dopo vari tentativi, ora ho trovato la soluzione più semplice e più efficace.

Il problema: gestire le richieste

Mi trovo di fronte a questo problema: ricevo mail di persone che manifestano interesse per una o più lezioni dei Digital Friday e chiedono informazioni. La procedura solita è:

  1. applicare un’etichetta alla mail in maniera tale da conservarne la memoria e poterla recuperare in un momento successivo
  2. rispondere alle domande poste
  3. se la conversazione porta a un acquisto, inserire il nominativo nell’elenco alunni (anche questo avviane in automatico)
  4. viceversa, tenere traccia di questa iniziale manifestazione di interesse per riprendere la conversazione alla successiva edizione dei corsi.

Il quarto punto è per me il più critico: per quanti strumenti, sistemi, metodi uno si inventi per non perdere quell‘informazione, arriva un momento in cui ti ritrovi a cercare nelle vecchie mail con la sensazione netta di aver comunque perso qualcosa.

La soluzione è una ricetta

Ho provato varie strade in passato, dal foglio excel a tool di gestione contatti, ma nessuno mi ha pienamente soddisfatto. Ho sperimentato anche tool di Mail Parsing senza trovare, tra quelli gratuiti, uno che funzionasse in maniera soddisfacente.

Un Mail Parser è uno strumento che analizza la mail e sulla base di regole che descrivono la struttura della mail è in grado di estrarne porzioni che hanno, per chi definisce le regole, un significato preciso.

L’ultima soluzione testata, e ora adottata, è una sorta di ricetta fatta di etichette Gmail, Zapier e Google SpreadSheet (i fogli excel di Google Drive).

Zapier

Ho scritto vari post sul funzionamento di Zapier, anche perché lo uso come strumento d’aiuto per tante operazioni nella gestione interna di Mimulus.

L’account gratuito di Zapier ti permette di costruire fino a cinque Zap (come viene chiamata una ricetta di Zapier); non so se sia maschile o femminile, comunque uno/a Zap è un collegamento tra un’applicazione monitorata (Trigger) e un’applicazione su cui svolgere un’azione (Action).

In pratica una ricetta dice: “se sull’applicazione A accade X allora fai Y sull’applicazione B”. Semplice no?

Ecco come ho impostato la ricetta per tenere traccia delle richieste di informazioni sui corsi, visto che prima o poi chi chiede informazioni diventa cliente (o almeno così si spera!). 😉

Creare la ricetta con Zapier

Dopo aver creato un account atterri nella Dashboard e puoi iniziare la ricetta cliccando su Make a Zap! in alto a destra. Qui scegli le due applicazioni, quella da monitorare, a sinistra, e quella su cui agire, a destra:

Zapier crea ricetta - Mimulus

Cliccando su Choose a Trigger app (e successivamente su Choose an Action app) compare un lungo elenco di possibili applicazioni; dopo aver scelto Gmail seleziona, tra i possibili Trigger, quello che monitora l’esistenza di una nuova mail con una specifica etichetta, New Labeled Email.

Zapier Trigger Gmail - Mimulus

A destra scegli, invece, Google Sheets e l’azione Create Spreadsheet Row.

Passo 2 e passo 3: collega la tua Gmail e il tuo Google Drive all’account Zapier.

Zapier Account connessi - Mimulus

Passo 4: definisci l’etichetta da monitorare. Cliccando sul campo Label/Mailbox compare l’elenco di tutte le etichette che stai già usando su Gmail (prima di arrivare a questo passo, crea l’etichetta e applicala ad almeno una mail):

Zapier Filter - Mimulus

Collegare i dati delle applicazioni

Ora bisogna fare in modo che gli elementi della mail siano “mappati” sulle colonne del foglio excel.

Prima di arrivare a questo passo, crea un foglio Google Spreadsheet con le colonne che ti servono; il mio file si chiama “DF-interessati” e ha queste colonne: nome, mail, data, oggetto, messaggio.

Al passo 5 della ricetta, scegli il file su Google Sheet che hai appena creato, poi il Foglio all’interno del file e uno per uno i campi della mail che dovranno essere memorizzate nelle colonne del foglio excel.

Zapier Mapping - Mimulus

Per ciascuna colonna del foglio excel scegli un corrispondente campo della mail cliccando sul bottone Insert M fields. L’elenco sarà molto articolato.

Zapier campi mail - Mimulus

Questa è la mia mappatura:

  • Nome -> From Name
  • Mail -> From Email
  • Data -> Date
  • Oggetto -> Subject
  • Messaggio -> Body Plain.

Da ultimo puoi testare la correttezza della ricetta delle ultime tre mail a cui hai applicato l’etichetta definita: dopo ogni test controlla se sul Google Spreadsheet sono “arrivati” tutti i dati che ti aspettavi. Se così non fosse, controlla bene i parametri della ricetta.

Se tutto è ok, assegna un nome alla ricetta e attivala.

Applicare ulteriori filtri

La ricetta è già funzionante però, così come è fatta, scriverà una riga sullo Spreadsheet per ogni mail con l’etichetta definita, ovvero anche le successive risposte. Come ovviare?

Torna al passo 4, dove hai indicato l’etichetta, e aggiungi un Filtro Custom:

Zapier Filtro Mail - Mimulus

Così facendo, dirai alla ricetta di non trattare le mail il cui mittente è l’account indicato; allo stesso modo puoi filtrare altri account fino a “pulire” il flusso di mail in ingresso e trattenere solo quelle giuste.

Da ultimo, se hai bisogno di filtrare anche le successive eventuali risposte, applichi ulteriori filtri custom.

Conclusioni

Automatizzare le operazioni gestionali aiuta a liberare tempo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto. In questo caso non solo risparmiamo tempo ma alimentiamo il database delle persone che hanno mostrato interesse verso i nostri corsi.

La ricetta descritta, con le opportune variazioni, può essere adattata ad altri contesti: le mail provenienti da un determinato cliente, da applicazioni o da uno specifico fornitore oppure quelle che decidi per un qualche motivo di archiviare.

Ora devo trovare una ricetta che cancelli la riga nello Spreadsheet quando la persona si iscrive al corso… 🙂

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Comments 2

  1. Interessantissimo, grazie!

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