Era il 1966 quando la Cynar lanciò lo slogan “Contro il logorio della vita moderna” con una fortunatissima serie di filmati pubblicitari televisivi interpretati da Ernesto Calindri. Chi non ricorda il Carosello con Calindri seduto a un tavolino da bar collocato nel bel mezzo del traffico cittadino con auto che lo scansano da destra e da sinistra?
Nella nostra “vita digitale” non basta un Cynar a contrastare il logorio da flusso continuo di notifiche: se vogliamo tenere la mente leggera e concentrata sulle cose importanti occorre aiutarsi con strumenti ai quali affidare la gestione di avvisi e di micro-attività.
In Mimulus ci siamo attrezzati così.
Il contesto digitale
I miei amici, quelli che sono cresciuti con Calindri e il Cynar, hanno una ricetta molto semplice: non avere una vita digitale! Ma questo, nel mio caso, non è applicabile; non solo perché ci lavoro, ma anche perché le novità mi attirano e il “digitale” è sempre nuovo! Non riesco, neanche sforzandomi, a starne fuori.
Quindi, la mia giornata inizia alla mattina presto con un’occhiata alle notifiche Twitter, Facebook, Linkedin, Instagram, Pinterest, Google+, prosegue con le notifiche mail di newsletter e Gruppi Linkedin e servizi vari e la lettura degli ultimi articoli usciti sui siti che seguo.
Prosegue poi in ufficio con le mail, l’esame delle attività aperte sui progetti e delle azioni commerciali da portare avanti, il controllo delle azioni programmate per la promozione dei Digital Friday… e così via si arriva a sera.
L’intera giornata è ritmata da notifiche, mail, cose da fare e attività concluse, e soprattutto cose da ricordare. Se lavori da solo, un sistema di post-it colorati potrebbe essere sufficiente; se invece lavori insieme ad altre persone, come in Mimulus, occorrono tools e metodi condivisi.
Ecco i nostri.
Gestione dei progetti
Lo strumento che abbiamo adottato da qualche tempo è Trello. L’account aziendale, per il momento con un piano gratuito, ha una Board per ciascun progetto importante, una di riepilogo generale su tutte le attività interne e sui progetti di minor entità, una specifica per i corsi di formazione Digital Friday e una per le azioni SEO sul sito web:
In ogni Board le Liste di Card, in numero e in nome, possono essere diverse e dipendono dal tipo di progetto; normalmente la Lista ToDo e Done sono presenti mentre Label colorate applicate su ciascuna Card ci aiutano a capire a colpo d’occhio il tipo di azione che vi è descritta.
Essere assegnato a una Card o citato in un commento, creare liste di micro attività e assegnare una data di scadenza alle Card urgenti è il metodo attraverso il quale ci si tiene allineati e ci si “appunta” o si “assegna” cosa va fatto ed entro quando.
Perché è utile: consente di programmare le attività in progetti articolati, di tenere traccia delle azioni in corso, di quelle bloccate e di quelle completate, assegnare le responsabilità a membri del team. Se usato bene, permette di fare il punto sulla situazione di un progetto in pochi minuti.
Notifiche di interesse: essere assegnati a una Card, essere citati in un commento, essere in una Card con una data di scadenza.
Gestione Commerciale
Come ho scritto in “5 CRM per la gestione delle vendite, online e a basso costo” , ho adottato Pipedrive per tener traccia di Contatti, Aziende, Trattative in corso e in generale della Pipeline di vendita:
Registro ogni nuova opportunità e via via che il processo commerciale si sviluppa registro le azioni da compiere: incontro tecnico, presentazione soluzione, offerta, feedback offerta, follow-up… ciascuna con la data di scadenza.
Perché è utile: consente di tenere ordine nei contatti commerciali, registrare tutte le azioni compiute, di programmare le azioni future e obbligarsi a seguire il processo commerciale con metodo.
Notifiche di interesse: nuovo contatto commerciale e attività in scadenza.
Gestione della To Do List
Questo è il cuore della nostra organizzazione quotidiana: grazie a Todoist riusciamo a tenere traccia di tutte le micro-attività in maniera molto semplice ed efficace. Il servizio permette di creare attività, organizzarle in progetti, assegnare la data di scadenza e la priorità:
Nell’account, gratuito per ora, ho creato un progetto Todoist per ogni cliente attivo aggiungendo i collaboratori nel team secondo le necessità: in questo modo ciascuno può assegnare azioni, scadenze e priorità agli altri membri del team.
Su Todoist finiscono ad esempio i remind del tipo “Tizio è interessato al Digital Friday Facebook – segnarlo in Drive”, “Rispondere alla mail di…”, “Sollecitare il pagamento…”, “Chiamare…”, “Rispondere al commento…”; in pratica serve a collezionare tutte le micro-attività che su Trello non trovano spazio.
Perché è utile: le micro attività sono le più complesse da gestire perché sono tante, nascono come i funghi in un autunno caldo-umido ed è facile dimenticarsene o pensare che se ne occuperà un altro. O riversi tutto nella mail oppure usi uno strumento condiviso di gestione della To-Do-List.
Notifiche di interesse: assegnazione di attività, commento su attività assegnate.
Altri strumenti e altre notifiche
Tra gli altri strumenti che usiamo nella conduzione delle nostre attività, ci sono:
- Mailchimp per le newsletter
- Eventbrite per l’iscrizione ai corsi
- Drive per alcuni documenti condivisi
- Contactually per la gestione dei contatti, dei loro account social e il controllo dello stato della relazione.
Ciascuno di questi genera notifiche: il nuovo iscritto alla newsletter, il documento drive appena condiviso, un nuovo biglietto venduto…
E si aggiungono tutte le notifiche che arrivano in tempo reale dai Social Network: una citazione su Twitter, un nuovo Follower, un commento in una discussione Linkedin e così via. Tutte notifiche che rischi di perdere, oppure di guardare e poi dimenticare;
Automazione
Con il tempo abbiamo imparato che non è sufficiente utilizzare strumenti di supporto, come quelli descritti sopra; occorre anche poterli collegare, cioè far sì che un evento su uno possa generare un’azione, se necessaria, su un altro.
Per esempio:
- chi acquista un biglietto su Eventbrite per un corso viene iscritto alla newsletter Digital Friday su Mailchimp – posso farlo a mano, ma se riesco ad automatizzarlo risparmio tempo
- un nuovo contatto commerciale registrato su Pipedrive viene inserito come contatto su Contactually – idem
- un nuovo iscritto alla newsletter su Mailchimp viene inserito come contatto su Contactually – idem;
- ogni volta che vengo citato in un commento su Trello vorrei tenere traccia dell’evento e non dovermi affidare alla mail – posso controllare la mail, posso scrivere un post-it, ma se riesco a creare un micro-task su Todoist in automatico è meglio
- quando pubblichiamo un post vorrei un remind per fare lo share il giorno successivo e quello dopo ancora
- e così via.
Sono decine e decine le situazioni in cui a un evento deve seguire un altro evento, anche nei giorni successivi. Sono decine le situazioni in cui la cosa che ti devi ricordare, la dimentichi dopo mezz’ora.
Zapier
In questo ci viene in aiuto Zapier, un tool di task automation che consente di collegare due servizi e generare un’azione sul secondo a fronte dell’accadere di un evento sul primo:
Grazie a Zapier possiamo:
- iscrivere su Mailchimp chi compra un biglietto su Eventbrite
- generare un remind in Todoist per ogni post pubblicato sul blog
- registrare su Contactually ogni nuovo contatto commerciale
- registrare un remind su Todoist per ogni citazione su Trello
- e gestire tante altre piccole automazioni.
Grazie a Zapier, Todoist si popola di micro-attività che mi assegno o che mi assegnano nei progetti di competenza e con priorità predefinite.
Non devo (quasi) più preoccuparmi di ricordare qualcosa perché mi viene inserito nella to-do-list in automatico.
Perché è utile: le notifiche quotidiane sono correttamente tracciate e convertite in azioni, spariscono i post-it e le mail di remind, e si libera lo spazio mentale occupato dai vari “devo ricordarmi di…”, le micro-azioni time-consuming avvengono in automatico.
Conclusioni
Il logorio della vita moderna è in continuo aumento: il crescere degli strumenti da tenere sotto controllo, la varietà di ambienti in cui siamo attivi, la quantità di progetti, contatti, relazioni generano un numero sempre crescente di cose da tenere sotto controllo e da aggiornare.
Nella nostra organizzazione interna abbiamo adottato alcune soluzioni e stiamo migliorando giorno per giorno il modo di integrare il tutto, consapevoli che questo è l’unico modo che abbiamo per rendere efficiente la nostra giornata lavorativa.
