30+ strumenti per la gestione e promozione di Eventi

Event Marketing è il processo di sviluppo di un evento (mostra, conferenza, convegno, seminario, esposizione…) finalizzato a promuovere un prodotto, un servizio, una causa o un’organizzazione sfruttando il coinvolgimento dei partecipanti e i rapporti personali che si instaurano.

(Revisione del post pubblicato il 22 ottobre 2014.)

La messa in opera di un evento di successo è un processo lungo e richiede competenze, risorse, strumenti. Oggi, grazie a internet, chi si occupa di realizzare eventi per sé o per i propri clienti ha a disposizione moltissimi strumenti online e applicazioni spesso gratuite o disponibili a prezzi più che accessibili.

Ecco una lista di oltre 30 strumenti che puoi adottare.

Il termine “Evento” identifica una varietà di situazioni molto ampia; l’evento può essere online oppure offline, pubblico o riservato ai soli invitati, gratuito o a pagamento, può durare poche ore o un’intera settimana. Gli strumenti proposti non sono applicabili per definizione a qualunque contesto, il loro utilizzo dipende dalle caratteristiche dell’iniziativa, dal tipo di pubblico, dalle risorse a disposizione…

• Il “sito” dell’evento
• Le strategie di promozione
• La promozione
  • Social Network
  • Email marketing
  • Advertising
  • Social Event Sharing
• Le iscrizioni
• Il post-evento
• Come non perdere i pezzi?

Il “sito” dell’evento

WordPress.org

E’ la soluzione più completa per raccontare online i diversi contenuti dell’evento: programma, location, iscrizioni, come arrivare… Si scarica gratuitamente il software e lo si carica sul proprio server. Il tema grafico può essere scelto per esempio su Themeforest e adattato alle nostre esigenze, mentre sul marketplace di WordPress si trovano plugin con i quali dotare il sito di funzionalità non presenti nel pacchetto base (ad esempio il form di prenotazione e l’integrazione con Paypal – se non vuoi usare Eventbrite).

• Pro: completo controllo di grafica, funzioni, ottimizzazione SEO e statistiche tramite Google Analytics.
• Contro: servono competenze tecniche per attivare e personalizzare il sito.

WordPress.com

E’ una soluzione che richiede meno competenze tecniche della precedente perché WordPress viene usato online in modalità as-a-service. Il tema grafico può essere scelto tra quelli gratuiti o a pagamento disponibili nel marketplace interno e sono ammesse alcune personalizzazioni. L’usammo per la prima versione del sito dei nostri corsi di formazione, i Digital Friday, poi spostato su un WordPress scaricato da WordPress.org e installato sul nostro server.

• Pro: più semplice da implementare, non richiede un server esterno, non richiede competenze tecniche.
• Contro: non puoi modificare la grafica del tema, a meno di non passare a una versione a pagamento, non puoi installare plugin per aggiungere funzioni utente, non puoi installare il codice di Google Analytics per analizzare il traffico.

Pagina Facebook o Pagina Google+

Quando le informazioni da dare sull’evento sono poche e tutto sommato semplici; quando tempo e risorse sono molto limitate; quando ci interessa più la diffusione della notizia che l’indicizzazione su Google; quando non abbiamo voglia di complicarci la vita… in tutti questi casi, sia Facebook che Google+ (con una netta preferenza personale per il primo) rappresentano una buona alternativa al minisito dell’evento.

Google+ è una soluzione obsoleta – da tempo non ci capita di incrociare o essere invitati a eventi su Google+ . Tutto il mondo Google+ è diventato, purtroppo, una grande perdita di tempo.

• Pro: semplicità estrema nella creazione e nella successiva gestione (ad esempio, con la funzione di programmazione dei contenuti), possibilità di tenere aggiornate le persone con notizie quotidiane, varietà nel tipo di contenuto pubblicabile, alto numero di persone raggiungibili.
• Contro: la pagina Facebook non è “casa tua”, sei in prestito e quindi non puoi beneficiare di un posizionamento complessivo sulla rete; un po’ diverso il discorso su Google+ ma comunque non sei a “casa tua”.

Evento Facebook o Evento Google+

Ancora più semplice del precedente: solo la pagina evento per invitare gli amici e per permettere ai partecipanti di invitare a loro volta i loro contatti. Se usato bene e con la giusta frequenza, può diventare la collezione di contenuti e file dell’evento sia prima che dopo.

Le recenti evoluzioni di Facebook, rendono questa opzione molto interessante (mi riferisco in particolare alle Live Video).

• Pro: puoi sfruttare la notifica Facebook “Tizio parteciperà…”, puoi creare eventi riservati, conosci il numero dei partecipanti (anche se un “parteciperò” è come un “like”, non si nega a nessuno…quindi ti suggerisco di controllare in altro modo chi parteciperà davvero all’evento).
• Contro: dopo l’evento non te ne fai quasi più nulla… a meno che l’evento non sia ripetuto successivamente, al che, però, devi ricordarti di cambiare la data di fine dell’evento prima che l’evento finisca. A evento terminato NON è possibile modificare le date, quindi la ricchezza che hai pubblicato è “andata”.

Tumblr.com

Soluzione obsoleta – alcuni anni fa era ancora una soluzione percorribile; oggi la riteniamo superata per tanti motivi: la piattaforma non ha fatto passi in avanti significativi, il pubblico che frequenta Tumblr è ancora più di nicchia di quanto non lo fosse allora.

Lo abbiamo usato per il sito del nostro primo evento nel 2010, la Conferenza dei Sindaci, ora non più online.

Le strategie di promozione

Definito l’evento, realizzato il sito come promuovo l’evento? Quali strategie posso attuare? Per rispondere, si dovrebbe aprire un mondo e scrivere altri 10 post… la promozione migliore è la produzione di contenuti perché oltre a essere funzionali all’evento immediato, possono tornare utili per eventi futuri e per altre; non lo faccio ora ma ti invito a leggere:

• 25 tool per fare Storytelling
• 25 strumenti per il Video Marketing
• Come gestire un Piano di Content Marketing (1)
• Come gestire un Piano di Content Marketing (2)
• Come gestire un piano di Content Marketing (3)
• Video: da YouTube a Snapchat (3).

La promozione

Social Network

Restando sulla sola parte social, abbiamo a disposizione tutti i Social Network più diffusi: Facebook, Instagram, Twitter, Google+, Linkedin. Il passaparola in questi ambienti è l’arma più potente che possiamo usare, se riusciamo a innescarla bene.

LinkedIn è barrato perché non offre grandi opportunità per la promozione di eventi: hai a disposizione gli aggiornamenti di stato nei gruppi e sul profilo personale (anche sulla pagina aziendale, se vuoi perdere tempo), le inserzioni e le InMail (queste ultime due a pagamento).  In sostanza, usa LinkedIn se il target è molto profilato e se lo trovi in questa piattaforma.

Per quanto riguarda Facebook, si possono usare le Live Video per riprendere contenuti e informazioni a tema. Per quanto riguarda Twitter puoi sperimentare le TweetChat.

Sono un po’ datati, ma una lettura vale la pena:

• Instagram e Pinterest per il settore Eventi
• Facebook e Twitter per il settore Eventi.

In base al tipo di evento e di pubblico devi scegliere l’ambiente sul quale concentrare gli sforzi, scegliere il tipo di contenuto più efficace e definire un piano di promozione. Puoi usare tantissimi strumenti che ti aiutano a governare il piano marketing e a rispondere a domande e commenti: Postpickr, Buffer e Hootsuite, per esempio.

Email marketing

MailChimp

La migliore e la più completa soluzione di email marketing accessibile a chiunque. Ha troppi pro per elencarli tutti e in questo momento non mi vengono in mente dei contro. Puoi usarla sia per promuovere l’evento a contatti già nelle liste, sia per informare gli iscritti sulle novità del programma. Il piano gratuito ha il limite di 2.000 iscritti e 12.000 invii mensili.

Le funzioni di Automation e di personalizzazione dei contenuti, possono dare una marcia in più sia alla raccolta di “interessati” che alla promozione delle iscrizioni. Recentemente è stata rilasciata l’integrazione con Facebook ADS che permette di promuovere l’iscrizione alla newsletter con inserzioni Facebook, direttamente da Mailchimp.

4dem

Prodotto italiano, interessante in particolare perché:

• ha una versione Freemium valida fino a 2.499 iscritti (perché non 2.500?) e 15.000 invii mensili
• gestione dei tag comportamentali che ti permettono di scoprire (e gestire) gli interessi di chi riceve la mail (se la apre e clicca sui link).

Advertising

Non approfondisco questo tema perché il social advertising NON è gratuito, anche se il suo costo, con una adeguata profilazione del pubblico può essere tenuto sotto controllo almeno per quanto riguarda il costo / risultato.

Social Event Sharing

A ottobre 2014 erano citate alcune soluzioni che permettono di pubblicare, cercare e iscriversi a eventi. La loro struttura di social network consente di essere informati sugli eventi ai quali i propri contatti parteciperanno; in un certo senso, diventano dei “motori di raccomandazione” per eventi.

Plancast – defunto

Lanyrd

Orientata a gestire Convegni con molti relatori e con un programma articolato. Interessante la possibilità di contattare i relatori attraverso il sistema di messaggistica interno, di caricare i materiali dell’evento e il networking che si può generare tra i partecipanti all’evento. Molto diffuso in ambito IT ed Education. Acquisita da Eventbrite.

Non mi risulta esistano altre soluzioni interessanti (come massa critica o come funzioni) in questo segmento. Se ne conosci, commenta qui sotto.

Le iscrizioni

E’ una delle attività più time consuming nella gestione di un evento: ricevere le iscrizioni, registrare e controllare i pagamenti (nel caso di evento non gratuito), gestire liste d’attesa, gestire biglietti con prezzi differenti (early booking, convenzioni, codici sconto…), inviare conferme, gestire le disdette e così via.

Eventbrite

E’ la soluzione più diffusa, più completa e più economica. Ha tutto quello che serve per descrivere l’evento, registrare i partecipanti, gestire liste d’attesa, vendere biglietti, mandare mail ai partecipanti, monitorare il traffico e gli accessi… Può essere integrato con Paypal e coprire quindi tutto il ciclo di iscrizione / biglietteria.

Tra le varie funzioni dispone anche di un sistema di invio mail programmate ai partecipanti, utile per schedulare remind e per inviare i materiali dell’evento.

Ha la sua app dedicata che permette all’organizzatore di registrare l’ingresso all’evento scansionando il QR Code stampato sul biglietto del partecipante oppure con un semplice swipe nella schermata dell’app. Nell’ultima versione dell’app sono presenti anche le statistiche.

Bizzabo

Ha fatto molti passi  in avanti in questi anni, spostandosi dall’Event Sharing alla gestione di un evento a 360 gradi. Da valutare soprattutto perché ha in più, rispetto a Eventbrite, funzioni per creare il sito dell’evento. Purtroppo non ha più un piano gratuito e non ha piani a pagamento “definiti”: la quotazione varia caso per caso e va richiesta.

Xing Events (ex Amiando)

Diventato a tutti gli effetti Xing Events, si rivolge a una platea professionale, essendo Xing competitor di LinkedIn. Il che significa che se devi promuovere e vendere biglietti per un corso di formazione, un concerto, uno spettacolo… questa non è la tua piattaforma. Se invece ti occupi di Fiere e Convegni, puoi valutare questa piattaforma invece di Eventbrite. Considera anche che il fee applicato su ogni transazione è il doppio di quello di Eventbrite.

Smappo

Offre soluzioni interessanti per il marketing degli eventi; come costo per transizione si pone tra Eventbrite e Xing Events. Non ha avuto in questi anni l’evoluzione che ci si poteva attendere, anche perché competere con Eventbrite, oggi, è complesso. Non è tanto una questione di funzionalità, l’ostacolo è il nome che Eventbrite si è costruito, il Brand.

Post-evento

Cosa accade dopo l’evento? Condivisione di materiali, foto, video, racconti e questionari di customer satisfaction.

Slideshare

E’ LA soluzione definitiva per la pubblicazione di presentazioni (e video, pdf, ecc.). Nel caso in cui i materiali presentati all’evento siano pubblici, questa è la soluzione più semplice e più efficace. E’ anche la soluzione più “produttiva” in termini di diffusione nel lungo periodo: la possibilità di embeddare le slide in qualunque pagina web e anche nel proprio profilo Linkedin (per i relatori) garantisce visite anche mesi e anni dopo la loro pubblicazione.

Box

Nel caso in cui i materiali non siano pubblici si può ricorrere a Box.com. Con un account gratuito si possono archiviare 10 GB di materiali e distribuire il link di accesso al singolo file o a intere cartelle: chiunque disponga del link può accedere e fare il download. Se invece vuoi controllare gli accessi, allora devi passare a una versione a pagamento.

Dropbox e Google Drive

Possono essere valide alternative a Box.com. Il primo più orientato alla condivisione di documenti con utenti selezionati, il secondo, invece, adeguato alla produzione collaborativa di documenti.

Storify

La soluzione più interessante per fare storytelling di eventi, anche nel corso dell’evento. Storify permette di comporre flussi di racconto componendo contenuti digitali pubblicati sulla rete: tweet con l’hashtag dell’evento, update su Facebook, siti e pagine web, foto su Instagram, link…  Ogni frammento del racconto può essere collegato al precedente e al successivo con testi e descrizioni.

Twitter Moments

Una sorta di Storify dentro Twitter, molto interessante anche perché resta integrato nella piattaforma, ma poco usato e poco sfruttato!

TwitterCustom Timeline

Gestite con Tweetdeck, permettono di raccogliere tweet selezionati in una raccolta che può essere embeddata come widget in una pagina web.

Typeform

Una delle soluzioni più semplici e nel contempo efficaci per costruire questionari di customer satisfaction. E’ la soluzione che adottiamo per raccogliere i feedback dai partecipanti ai nostri corsi di formazione.

Come non perdere i pezzi?

Tutto bello, anzi bellissimo, ma quando si gestisce un evento ci sono mille cose da fare e da ricordarsi, da appuntarsi a destra e sinistra, da monitorare. Come fare senza impazzire?

Noi ci siamo attrezzati con Zapier, Todoist e Trello:

• Come semplificare la gestione di Eventi con la task automation
• Come gestire le mail dei Prospect e ritrovarle anche dopo mesi

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Questa è una piccolissima selezione delle tante opportunità che oggi la rete ci offre ed è impossibile fare un elenco esaustivo; se hai qualche strumento nuovo da segnalare, lo aggiungo volentieri alla lista (e lo provo di corsa!).